För att ni ska lyckas med effekthemtagning tänk på följande

För att skapa en förändring som håller i sig är det viktigt att börja med att fundera på varför vi vill göra en förändring. Varför vill vi uppnå en viss effekt? Är förändringen i linje med våra strategiska mål? Tydliga och mätbara effektmål är en nödvändighet för att ge projektet styrning och förutsättningar för god kommunikation. Det är också viktigt att tänka på att effekthemtagningen i era projekt måste ske på ett strukturerat sätt.

Att förstå varför våra hjärnor reagerar som de gör vid förändringar kan vara lärorikt och hjälpa oss att anpassa vår ledarstil. Detta gäller inte bara för organisationer utan också för individer. Därför kan det vara bra att ta reda på vår egen förändringsförmåga. För att göra det finns det ett antal olika steg att följa: förståelse för vår förändringsmiljö, förståelse för vår egen förändringsförmåga, förståelse för hur vi ska anpassa vår ledarstil för att skapa en förändring och förståelse för hur vi ska mäta vår förändringsförmåga.

Förändringar handlar mest om människor

Att införa en förändring i en organisation kan vara en utmaning. Det är därför viktigt att tänka på att förändringar inte bara handlar om teknik eller processer, utan också om människor. En förändring kan påverka människor på olika sätt och det är därför viktigt att ta hänsyn till detta. En bra förändring handlar om att skapa ett långsiktigt värde för organisationen och dess medarbetare.

Det är viktigt att förstå att förändringsförmåga inte är en statisk egenskap hos en organisation eller individ. Den kan självklart utvecklas och förbättras genom att arbeta aktivt med den.

För att lyckas med förändringsarbetet krävs att ledningen och medarbetarna får möjlighet att delta och påverka. Det handlar om att skapa en förtroendefull relation där alla känner sig sedda och hörda. Genom att involvera medarbetarna i förändringsarbetet ökar möjligheten att de kommer att anamma förändringen.

Hur arbeta med effekthemtagning?

Effekthemtagning handlar om att mäta och dokumentera de faktiska resultat som projektet har genererat. Detta är viktigt för att kunna följa upp och vidareutveckla projektet, samt att kunna föra över lärdomar till andra projekt och verksamheter.

En effekthemtagningsplan är en dokumentation av vilka effekter som projektet ska uppnå, hur de ska mätas, när mätningen ska ske och vem som är ansvarig för mätningen. Det är viktigt att ha en tydlig plan redan från början, så att mätningen kan genomföras på ett strukturerat sätt och får en hög trovärdighet.

Löpande uppföljning är också en viktig framgångsfaktor för att effekthemtagningen ska bli av. En plan behöver följas upp och uppdateras inte bara under projektets gång, utan även efter att projektet har avslutats. Detta är särskilt viktigt om projektet har långsiktiga effekter som kan ta tid att få synlighet.

Ha ett tydligt varför-fokus

Det finns olika sätt att förbättra sin förändringsförmåga. En viktig faktor är att ha ett tydligt varför-fokus och att sätta mätbara effektmål. Detta hjälper till att ge styrning och förutsättningar för god kommunikation, samt att se till att hemtagningen av effekterna blir av. En annan viktig faktor är att ha en tydlig process för effekthemtagning och att följa upp den på löpande basis.

Det är också viktigt att förstå människors reaktioner på förändring och att anpassa sin ledarstil efter det. Många människor styrs av sina känslor vid förändringar och det är viktigt att ge dem möjligheten att förstå och använda sin logiska del av hjärnan. Det är också viktigt att involvera alla berörda personer i förändringsprocessen, samt att skapa gemensamma mål och förståelse för varför förändringen sker.

Tänk på längre sikt och följ upp effekthemtagningen löpande

Slutligen är det viktigt att ha en strukturerad och löpande uppföljning av förändringen, samt att inte glömma bort hemtagningen av effekterna. Utan löpande uppföljning finns risken att effekthemtagningen faller mellan stolarna och uteblir helt. Effekthemtagningen i projekt ger värdefulla erfarenheter och förbättringsmöjligheter för kommande förändringssatsningar, samt visar om investeringen gett önskad avkastning eller om business caset inte stämde.

Många projekt som misslyckas att leverera i tid, enligt budget eller med kvalitet saknar ofta en kompetent beställare och Produktägare som ser till effekten för organisationen. Nyckel till framgångsrika projekt är att ha en effektiv beställare och Produktägare plus en erfaren projektledare som motpart.

Gradarius hjälper till med bland annat:

• Prioriteringar utifrån verksamhetsnyttan
• Stöttar och driver beslut för verksamhetens bästa
• Projektledning och styrning för att verkligen ge effekt till verksamheten
• Operativt bemanna med Produktansvarig och beställare
• Stöd till beslut i Styrgruppen från verksamhetens behov
• Ställer krav på leverans och beställning
• Etablera en effektiv förvaltning
• Säkra processer för framgång i alla typer av projekt
• Mätbar effekthemtagning i projekten

Den erfarenhet som Gradarius har inom IT-Projekt och inom Microsoft Dynamics 365 ger också möjlighet för organisationen att ställa ”rätt” frågor och krav på leveransen och leverantören. Vanligtvis i moderna IT-projekt behöver vi arbeta agilt vilket vi är mycket vana vid.

Här kan du inspireras av författaren och föreläsaren Simon Sinek i sitt mycket välkända klipp där när han talar om betydelsen av varför ”Why”.

Så vad väntar du på? Ta det första steget mot en strukturerad effekthemtagning i era projekt och förbättra din förändringsförmåga med hjälp av Gradarius.

Vill ni veta mer?